Digitales Aufgabenmanagement bringt Transparenz und Effizienz

Facility Management mit einer App

Facility Management umfasst einen Strauß verschiedener Aufgaben: Hausmeistertätigkeiten, Winterdienst und Reinigungsarbeiten wie Unterhaltsreinigung, die Reinigung von Außenanlagen wie Grünflächen, von Grauflächen wie Parkplätzen, aber auch von Produktionsanlagen und Maschinen. Die Kosten hängen von der Dienstleistung ab: Die Kalkulation von Unterhaltsreinigungen erfolgt zum Beispiel über Raumbücher und die Quadratmeterleistung pro Stunde. Maschinenreinigung und Hausmeistertätigkeiten können dagegen nicht standardisiert kalkuliert werden, hier spielen Erfahrungswerte eine große Rolle. Neben der Kalkulation besteht eine Schwierigkeit darin, dass die Arbeitsleistung und -qualität nicht objektiv gemessen werden können. Schnell wird eine Reinigungsleistung als nicht gut genug empfunden oder der Preis als zu hoch erachtet; Hausmeistertätigkeiten erscheinen als Black Box, weil sie sich nicht ohne Weiteres nachvollziehen lassen. Kommunikationsprobleme von Auftraggeber, Dienstleister und Mitarbeitern sind oft die Regel und erfordern zeitaufwändige Ortsbegehungen zur Klärung.

App mit NFC-Technologie
Eine App kann diese Probleme lösen, indem sie Transparenz schafft und damit das Arbeitszeit-, Leistungs- und Qualitätsmanagement im Facility Management vereinfacht. Sie funktioniert in Kombination mit der Transfertechnologie NFC (Near Field Communication), die einen drahtlosen Datenaustausch ermöglicht. Das zu reinigende Objekt wird mit NFC-Chips versehen und an den Chips Leistungsverzeichnisse mit den Aufgaben hinterlegt, seien es die Blumen zu gießen oder den Müll zu leeren. Der Mitarbeiter scannt den Chip mit seinem Smartphone und erhält darüber eine Arbeitsanweisung in seiner Muttersprache. Mit dem Scan startet gleichzeitig die Arbeitszeiterfassung. Mit Bildern kann dokumentiert werden, wie der Raum vorgefunden und wie er verlassen wurde - dass Klopapier und Seife aufgefüllt wurden und Spiegel wieder glänzen. Mit dem Scan des nächsten Chips erkennt das System, welcher Raum wann fertig ist. Damit werden die Wegezeiten deutlich.

Die Chips können dabei so granular wie notwendig gesetzt werden: Es kann ein Stockwerk mit einem Chip versehen werden, jeder Raum, seien es Büro, Toilette oder Küchenzeile, oder sogar einzelne Gegenstände. In pharmazeutischen Laboren werden zum Beispiel Seifenspender bestückt, da hier Hygienevorschriften eingehalten werden müssen. Über die App kann die erfolgte Prüfung von Haltbarkeit und Funktion der Seifenspender dokumentiert werden. 

Transparenz und Überblick
Durch die Zeiterfassung der App und ihre Dokumentationsfunktion gewinnen Kunde und Dienstleister einen umfassenden Überblick über die Arbeiten: Sie zeigt, wie lang welcher Einsatz dauerte, wie lang welcher Mitarbeiter vor Ort war und wie das Ergebnis ist. Die so entstandene Transparenz vereinfacht die Kommunikation und hilft, Missverständnisse aufzuklären. Im Falle der Reinigung öffentlicher Toiletten wurde zum Beispiel Kritik an der Qualität der Arbeit laut. Mit der App wurde nachgewiesen, dass die Reinigungskraft die Toiletten morgens in tadellosem Zustand hinterließ, sie durch die hohe Frequentierung über den Tag aber wieder dreckig wurden. Mit diesem Wissen kann der Betreiber handeln, in diesem Fall die Reinigungsfrequenz erhöhen oder Desinfektionsmittel für die Besucher bereitstellen. Auch starke Abweichungen von den veranschlagten Zeiten lassen sich erklären: Wenn ein Büro nicht gereinigt werden muss, weil der Inhaber im Urlaub ist, und die Reinigungskraft die dort gesparte Zeit in der Toilette einsetzt, so dass die Arbeitszeit am Ende wieder ausgeglichen ist. Damit werden die Entscheidungen der Mitarbeiter nachvollziehbar. Die Transparenz erlaubt zudem Einsparungen: Der Mitarbeiter erledigt nur jene Aufgaben, die notwendig sind - wenn der Teppich sauber ist, muss er nicht gesaugt werden - und reinigt bedarfsorientiert. Da der Nachweis der Arbeiten via App erfolgen kann, steigen die Qualität der Arbeitsleistung und die Effizienz, während die Fehlerquote sinkt. Auf Prozessabweichungen und Kundenwünsche kann schnell reagiert werden. Der Dienstleister kann sein Haftungsrisiko minimieren und für den Kunden wird ersichtlich, wofür er bezahlt. Es kommt zu weniger Rückfragen.

Die App schafft Orientierung, Struktur und Sicherheit: Das alles nimmt Druck von den Mitarbeitern, da die erfassten Daten Verlässlichkeit und Vergleichbarkeit bieten. Damit erkennt der Arbeitgeber, wer im Team konstant eine gute Leistung erbringt, kann diese honorieren und den Mitarbeiter damit motivieren.

Vereinfachte Kalkulation
Die App erleichtert auch die Kalkulation im Facility Management ungemein: Mit ihr wird deutlich, welche Zeiten für welche Arbeiten benötigt werden, ob veranschlagte Zeiten über- oder unterschritten wurden. Durch die Sammlung von Daten lässt sich die durchschnittlich benötigte Zeit mit kleinen Abweichungen einfach und robust ermitteln. Damit wird die Preiskalkulation präziser und nachvollziehbarer. 

Wissen zur Verfügung stellen und aktualisieren
Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Bereitstellung von Wissen. Bleibt in einem Objekt ein Aufzug stecken und muss der technische Hausmeister die Personen aus der Fahrkabine evakuieren, ist das kein alltäglicher Vorgang. Er kann dann mit seinem Smartphone den NFC-Chip des Aufzugs auslesen, die hinterlegte Betriebsanweisung aufrufen und nachlesen, wie er vorgehen muss. Damit hat er die benötigten Informationen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit und muss nicht im Büro Aktenordner durchsuchen, wenn es pressiert.

Analog können an einer Maschine Wartungs- und Reinigungsinformationen hinterlegt werden. Zwar kommen Maschinen stets mit einer Betriebsanleitung, diese Dokumente werden aufgrund ihres Volumens in der Regel aber nicht oder nur ungern gelesen. Am Chip können nur die notwendigen Informationen zu Tätigkeiten wie Wartungsarbeiten und Warnhinweise hinterlegt werden. Bilder können zum Beispiel visualisieren, welche Teile wie entnommen, gereinigt und reinstalliert werden müssen. Übers Jahr können mit der App Fehler und Defekte technischer Anlagen wie Heizungen hinterlegt und ausgewertet, Probleme erkannt und vorgebeugt werden. Auf dieser Basis lassen sich dann das Schulungsmaterial und die Arbeitsanweisungen überarbeiten, so dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess angestoßen wird. 

Individuelle Steuerung
Die App erlaubt auch eine individuelle Informationsbereitstellung für Reinigungskräfte: Jeder Mitarbeiter hat eigene Dokumente mit seinem Revierplan und personalisierten Informationen - etwa Codes, um eine Alarmanlage auszuschalten. Sie sind stets griffbereit. Im Fall von Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen sind die Mitarbeiter leichter einzuarbeiten, Arbeiten werden nicht mehr vergessen.

Arbeitsscheine, sogenannte Regiescheine, erlauben spontane Tätigkeiten, etwa, wenn ein Büro für einen auswärtigen Besuch noch einmal gereinigt werden soll. Schadensmeldungen können über ein Ticketsystem eingereicht werden: Ist in einem Bürogebäude eine Tür kaputt, kann der Prozess für die Reparatur digital angestoßen werden. Urlaubsanträge können digital eingereicht und auch Bestellungen aufgegeben werden, wenn Toiletten- oder Handtuchpapier nachgeordert werden muss. Notwendige Tätigkeiten werden sofort angestoßen und geraten nicht mehr in Vergessenheit. 

Betrug verhindern
Nicht zuletzt eignet sich das System, um Betrugsversuchen vorzubeugen: Die Stempeluhr kann nicht mehr entwendet werden, da es keine gibt, und es ist auch nicht mehr möglich, dass der erste Arbeiter vor Ort für alle einstempelt. Da die Arbeitszeit der entscheidende Kostenfaktor ist, könnten so sonst hohe Kosten entstehen. Die NFC-Technologie ist anders als QR-Codes manipulationssicher: Sie kann nicht abfotografiert und bei Bedarf gescannt werden. Auch eine Standortmanipulation über eine App ist nicht möglich.

Fazit 
Mit einer App werden alle Aufgaben des Facility Managements wie Reinigungs- und Wartungsarbeiten steuerbar. Arbeitsprozesse rund um die Gebäudeverwaltung werden transparent, da die Arbeitszeiten erfasst und die Ergebnisse dokumentiert werden können. Das erlaubt eine genaue Kalkulation, eine Optimierung der Abläufe und eine einfache Qualitätskontrolle. Zeit und Kosten sinken, die Effizienz erhöht sich – für stabile Kundenbeziehungen und Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Autor: Sven Häring, Geschäftsführer Novoworker
und Experte für Aufgabenmanagement