• Fachbeitrag

Apps verbessern die Kommunikation

In der Gebäudereinigung kommt es nicht allein drauf an, dass gereinigt wird, sondern auch darauf, wie transparent, dokumentationssicher und nachvollziehbar diese Leistung erbracht wird. In der Praxis kommt es dabei immer wieder zu Spannungen zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern: Missverständnisse, unausgesprochene Erwartungen oder nicht dokumentierte Leistungen führen zu Unzufriedenheit. Und das kann im schlimmsten Fall zu finanziellen Einbußen führen. Das lässt sich vermeiden.

Foto: Neumann

Zusammenarbeit zwischen Gebäudereinigern und Auftraggebern

Das lässt sich vermeiden. Mit digitalen Tools werden Reinigungsprozesse so abgebildet, dass alle Beteiligten jederzeit im Bilde sind. Die Zusammenarbeit wird lückenlos, effizient – und vor allem messbar.

Warum Missverständnisse teuer werden können
Der Alltag in der Gebäudereinigung ist dynamisch: Unerwarteter Personalausfall, stark frequentierte Bereiche, kurzfristige Veränderungen bei der Raumnutzung… Die Vereinbarungen über Umfang und Frequenz der Reinigung stimmen dann plötzlich nicht mehr mit dem tatsächlichen Bedarf überein. Das kann im schlimmsten Fall zu Leistungsabzügen (z. B. durch Bonus-Malus-Systeme) und Umsatzeinbußen führen.

Moderne Softwarelösungen bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Sie ermöglichen es, Leistungen präzise abzubilden, digital zu dokumentieren und für beide Seiten transparent auszuwerten. IT-Anwendungen wie das in der Branche häufig eingesetzte e-QSS sind darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer störungsfrei zu organisieren. Unterschiedliche Features helfen dabei:

  • Alle wichtigen Kennzahlen für das Reinigungsmanagement stehen beiden Seiten „just in time“ zur Verfügung. Und das auf allen gewünschten Endgeräten.
  • Eine Echtzeitauswertung im Dashboard zeigt schnell und übersichtlich den Status Quo.
  • Reports und Analysen sind flexibel konfigurierbar. Auftraggeber und Gebäudereiniger stimmen sich dazu ab, welche Daten für sie relevant sind – und erhalten dafür die passenden Auswertungen.
  • Bei erhöhtem Bedarf kann sofort ein Auftragsticket ausgelöst werden.
  • Nutzerfeedback wird ohne Zeitverzögerung ans Reinigungsteam weitergeleitet.
  • Schulungsbedarf wird durch die transparente Datenlage sofort erkannt und kann ohne Verzögerung auf den Weg gebracht werden.
  • Reinigungskräfte erhalten direktes Feedback zur eigenen Arbeit – ein nicht zu unterschätzender Motivationsfaktor.

Die Umstellung von „analog“ auf digitale Lösungen, spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Medienbrüche, Fehlerquellen und unnötige Bürokratie. Stattdessen sind alle Beteiligten über eine gemeinsame Datenbasis verbunden. Leistungen können nachvollziehbar analysiert, dokumentiert und zur Qualitätssicherung verwendet werden.

Wertvolle Helfer, wenn es auf Präzision ankommt
Software und App sind vor allem dann wichtig, wenn es besonders sensible Reinigungsvorgänge geht. In der GMP-gerechten Reinigung (z. B. in der Pharma- oder Lebensmittelindustrie) muss lückenlos dokumentiert werden. Kleinste Mängel können - beispielsweise bei der Herstellung von Medikamenten - schwerwiegende Folgen haben. Digitale Tools sorgen hier dafür, dass jede Eingabe automatisch einen Zeitstempel mit Ort und Nutzerkennung erhält. Das verhindert Manipulationen. Bei Abweichungen von Soll-Werten können Benachrichtigungen sofort und ohne Zeitverzug ausgelöst werden. Nicht zu unterschätzen: Neben Effizienz und Transparenz punktet der Einsatz digitaler Lösungen auch unter Nachhaltigkeitsaspekten. Papierlisten, Druckaufträge und analoge Abläufe verursachen nicht nur hohe Kosten, sondern auch einen beachtlichen CO2-Fußabdruck. So zeigt eine Studie der Universität Hamburg: Der Umstieg auf digitale Prozesse kann den CO2-Ausstoß signifikant senken. Ein echter Gewinn – für Betriebsausgaben und Umwelt.

Wer sein Reinigungsmanagement digitalisieren möchte, sollte die Einführung gut vorbereiten. Was ist die Zielsetzung, welche Probleme sollen gelöst und welche Prozesse optimiert werden? Eine Pflichtenheft-Checkliste hilft dabei, die richtigen Anforderungen an die Software und den Anbieter zu formulieren. Zu den wichtigsten Kriterien zählen:

  • Expertise in der Digitalisierung von Qualitätsprüfungen und -prozessen
  • Starter-Paket für die schnelle Einführung
  • Skalierbarkeit für modulare Erweiterungen
  • Individuell konfigurierbare Analysen und Reports
  • Echtzeit-Reporting und Dashboards für das Management, Qualitätsprüfer und Mitarbeiter
  • NFC- oder QR-Code-basierte Authentifizierung für Reinigungsteams
  • Direkte Mängelmeldung per Smartphone. Über QR-Codes können auch weitere Personenkreise wie beispielsweise externe Nutzer von Sanitärräumen unkompliziert Feedback geben - für schnellere Reaktionen und mehr Servicequalität.
  • Einfache Integration in die bestehenden IT-Infrastruktur
  • So gelingt die digitale Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber

Ob bei Sanitäranlagen, Großobjekten oder Reinräumen – 
digitale Tools bringen Transparenz, Sicherheit und Tempo in die Gebäudereinigung. Sie schaffen die Grundlage für eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, vermeiden Missverständnisse und ermöglichen eine lückenlose Dokumentation der erbrachten Leistungen. Für Entscheider in der Gebäudereinigung bedeutet das: weniger Aufwand, weniger Ärger – und mehr Vertrauen beim Kunden.

Text: Mathias Still

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